הכלי המנצח לניהול פרויקטים

הכלי המנצח לניהול פרויקטים
28 נוב 2019

מאת: עמיר ריקס

תכנון פרויקט ומעקב אחר ביצועו הם מרכיבי מפתח של כל פלטפורמה לניהול פרויקטים. הדבר קריטי במיוחד במרכז מחקר ופיתוח כמו של TandemG שבו מתנהלים בכל רגע נתון מספר רב של פרויקטים עבור מגוון לקוחות. התכנון כולל מרכיבי תקציב, אבני דרך והיקפים ועל כן המסגרת של פרויקטים שלמים צריכה בדרך כלל להיות ידועה מראשית הדרך.

אני משתמש בתרשימי גאנט מתחילת הקריירה שלי ועבורי הוא כלי ברירת המחדל לתכנון פרויקטים ומעקב אחר ביצועם מאז ועד היום. יש שיטענו, כי שימוש בפלטפורמה כמו GIRA מייתר את הצורך בגאנט והופך אותו למיושן. הרשו לי לחלוק על כך – והעובדה שיש מספר תוספים לגאנט המוצעים בזירת המסחר אטלאסיאן ויש להם מספר משמעותי של לקוחות מוכיחה כי אינני היחיד שחושב כך.

 

MS Project רב העוצמה

MS Project היווה עבורנו כלי ברירת המחדל לתכנון פרויקטים ולמעקב אחר ביצועם. זה הוא כלי רב עוצמה ביותר שאני חולק לו שבחים רבים. אינני יכול למצוא כלי דומה לו, בעל עוצמה מספקת להחליפו וקל יותר לשליטה. אני ממשיך להאמין, שאין תחליף ל-MS Project לניהול פרויקטים מורכבים, לניהול פורטפוליו, לחיבור בין תרשימי גאנט. אך עבור פרויקטים יום יומיים, אפילו כאלה שחוצים מספר צוותים ותחומים מקצועיים, יש חלופה פשוטה יותר.

להלן ההסתייגויות שלי מ-MS Project בכל הנוגע לפרויקטים מסוג זה:

עקומת למידה לא יעילה – צפיתי לא פעם באנשי מקצוע מנוסים שנאבקו כדי להכין תרשימי גאנט נכונים באמצעות MS Project ואף עשו מעקפים שונים כדי לפשט את העבודה – לעתים תוך הסתכנות בנזקים כספיים הנובעים מתכנון ומתודולוגיה שגויים (לדוגמה, יצירת תלות בין משימות שאין ביניהן תלות רק למען "סדר" ורתיעה מקביעת סדרי עדיפויות).

עדכון – בדרך כלל רק הבעלים של תרשים הגאנט הוא שמעדכן את הסטטוס. לחברי הצוות האחרים לא נותר אלא להמתין להשלמת העדכון לפני שנחשף בפניהם המצב האמיתי החדש. יש קושי לתחזק את הסטטוס של משימה ספציפית וניתן למדוד את השלמתה רק באחוזים.

בעיות בהגדרת סוגים– MS Project מציב קושי לבצע התאמה ולתחזק באג, תכונה, שיפור, סיפור, epic ועוד.

עומק השימוש – בדומה למקרים רבים אחרים, 80% מהאנשים משתמשים בפחות מ-20% מתכונות המוצר ואני אף ווידאתי זאת בבדיקה בקרב הצוותים של החברה.

מחיר – יקר למדי, במיוחד המוצרים למגזר הארגונים: קרוב ל-600 דולר עבור רישיון אחד למוצר הסטנדרט ומחיר כפול מזה למוצר המקצועי (Pro). זה בסדר לשלם סכומים כאלה אם המוצרים חיוניים, אך לפני כן כדאי לוודא שאכן זה המצב.

 

מה מומלץ לעשות ?

הצעד הטבעי היה לקשר בין פלטפורמת ה-JIRA שלנו לבין מערכת הגאנט שלנו. לא יכולתי להעלות על הדעת שמתודולוגיית הפיתוח שלנו תכלול הכפלה של המשימות והתכנון בשל השימוש בשתי הפלטפורמות. הפלטפורמה ההיסטורית שלנו, Redmine, הכילה יכולות גאנט בסיסיות והדבר היווה שיקול בעת שבחנו את JIRA – אך הן היו רחוקות מלהספיק לנו. לבסוף, חיפשתי פתרון שיפתור את הסוגיות שהצגתי לעיל.

 

עלו בדעתי שתי חלופות:

  1. להמשיך להשתמש בשתי הפלטפורמות תוך בניית ממשק ביניהן. ניתן לבצע זאת על ידי פיתוח עצמי או להשתמש בתוסף JIRA כלשהו כמו: "The Connector". http://www.the-connector.com/index.aspx). עם זאת, חלופה זו אינה קלה ליישום, היא אף מחייבת שליטה מלאה ב-MS Project ותשלום עבור מספר רישיונות (לפחות)
  2. להוסיף שכבת גאנט מעל תכני GIRA. דהיינו, למצוא תוסף איכותי שיאפשר לתכנן פרויקט ולעקוב אחר ביצועו בקלות.עבורנו ההחלטה הייתה קלה. הוספת שכבת גאנט תפתור את הבעיות שלעיל ועל כן ניגשתי לחפש את הפתרון המתאים ביותר לצרכינו. בזירת המסחר ניתן למצוא מספר תוספי גאנט והחלטתי לבצע בדיקות לכל אחד מהם שרלבנטי לנו. מדדי הבדיקה כללו את הנושאים הבאים:
    1. תכונות ותצורות

    – יומני עבודה – הן ברמת החברה והן ברמת העובד. ימי מנוחה (חגים, חופשות) והקצאת משאבים חייבים להתעדכן במערכת שכן אחרת תרשים הגאנט לא יציג את התאריכים הנכונים.

    – תצוגה באחוזים של מצב הקצאת המשאבים.

    – עדכון דו-כיווני באמצעות JIRA.

    1. קלות השימוש, יציבות, באגים
    2. תצוגות עדכון אחרון, הישנות גרסאות, היסטוריה של גרסאות
    3. רמת התמיכה
    4. עוצמת הקהילה
    5. מחיר

    במהלך תקופה של שבועיים עד 4 שבועות בדקנו את הפתרונות הבאים בפרויקטי דמו:

    Gantt for JIRA

    Structure

    BigPicture/BigGantt

    המנצח היה BigPicture שהציג את התכונות הטובות ביותר, התמיכה הטובה ביותר ומפת דרכים מבטיחה.

     

הצעד הבא

מספר צוותים כבר עובדים עם BigPicture ומדווחים על שביעות רצון גבוהה ממנו. אנו מחכים לגרסאות הבאות שלו שירחיבו את יכולות הכלי ויסגרו בהדרגה את הפער עם MS Project.

Share

Sharon

OPEN POSITIONS